Um contrato de Outsourcing de TI permite alocar os recursos certos e na quantidade certa ao desenvolvimento do negócio.
Saber quais os recursos que precisa em cada momento no seu departamento de informática é um dos grandes desafios de gestão da atualidade das TI.
É neste contexto que o recurso à contratação de outsourcing de TI se banalizou e é hoje usado em empresas de qualquer dimensão. Serve como uma via para complementar ou substituir os recursos internos, com garantias de nível de serviço, inovação e uma estrutura de custos mais reduzida.
A área das Tecnologias de Informação, cada vez mais relevante no suporte a qualquer tipo de negócio, é um dos domínios onde a procura de parceiros externos para assegurar a gestão da operação assumiu grande relevância. Os técnicos de informática de uma empresa necessitam especialização e constante atualização, tanto no que se refere às competências como aos sistemas, e cada vez mais empresas optam externalizá-la, com o objetivo de assegurar a melhor resposta às necessidades, sem comprometer a disponibilidade dos seus recursos internos e a capacidade de manter o foco no seu core business.
O receio de perder o controlo de parte da operação tem vindo a ser desmistificado e a noção de que o outsourcing de TI não é mais do que uma parceria é o ponto de partida para criar uma relação de sucesso entre partes. É nessa ótica que o tema deve ser encarado e que o gestor deve analisar o assunto na hora de considerar esta possibilidade.
Entre o momento em que o tema é abordado pela primeira vez na organização e a altura de fechar contratos de outsourcing de TI vários passos podem ser dados para que a aposta num modelo deste género seja um sucesso e alguns erros frequentes sejam evitados.
Os SLA’s não são tudo. Avalie o parceiro de outsourcing de TI a contratar
Quando decidem avançar para o outsourcing do departamento de informática as empresas focam todas as atenções nos acordos de nível de serviço (SLA’s, na sigla em inglês), onde ficam espelhadas as metas e as métricas que o fornecedor tem de cumprir. Estes acordos são importantes, porque deixam no papel um conjunto de requisitos claros para o funcionamento da parceria, mas não são tudo.
Avaliar bem os fornecedores que podem vir a prestar o serviço é fundamental e um dos aspetos mais relevantes para que no terreno a parceria venha a funcionar. Conhecer bem as empresas com quem pode vir a estabelecer uma relação, analisar a forma como estão no mercado, experiência na área, recursos e maturidade são pontos importantes.
Fraco alinhamento estratégico: um risco que não vale a pena correr
Trabalhar bem em conjunto, em prol de objetivos comuns e bem conhecidos por ambas as partes, é um fator-chave no sucesso de qualquer parceria e no outsourcing TI não é exceção. Quem contrata este tipo de serviço deve olhar para o fornecedor do serviço como um parceiro que está ali para contribuir para o sucesso do negócio. Só poderá fazê-lo se estiver alinhado com a estratégia da empresa, que deve conhecer para poder adaptar-se o melhor possível aos objetivos que a norteiam, ao invés de trabalhar às cegas, desconhecendo o rumo que se quer dar ao negócio.
Se a escolha do parceiro for criteriosa, informada e assente nos requisitos certos, privilegiando as necessidades reais do negócio, mais do que estratégias economicistas, estão asseguradas as condições mínimas para abrir as portas da empresa a alguém realmente capaz de funcionar como uma extensão da empresa, em harmonia com a estrutura interna.
Integração das equipas é fundamental
A questão da harmonia com as equipas e a estrutura interna da organização é aliás outro elemento essencial para o sucesso de uma parceria externa na área das TI. Nem sempre este tipo de decisão é bem aceite pelos funcionários da empresa que decide recorrer a serviços de outsourcing. Os colaboradores podem sentir-se desconfortáveis com a presença de pessoas externas à organização, ou podem mesmo vê-los como uma ameaça ao seu posto de trabalho.
É importante assegurar uma transição suave de tarefas se seguir pela via do outsourcing TI, definir claramente competências e atribuições de cada elemento externo e interno, nomear responsáveis pela gestão da parceria e interlocutores privilegiados. Quem vem de fora tem de ser visto como alguém que vem facilitar o trabalho a quem está dentro da empresa, de modo que as barreiras entre interno e externo se esbatam o mais possível em favor do conceito de equipa.
No final do dia o importante é garantir que vai recorrer ao outsourcing TI para criar uma relação win-win para ambas as partes. Construir um modelo de parceria a partir de uma negociação aberta, pronta para cedências que não comprometam o essencial e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa é o princípio de um caminho que pode libertar recursos, aliviar a estrutura de custos e reforçar a solidez do suporte TI das operações.
