O mundo gira a um ritmo acelerado. De um minuto para o outro tudo muda e a cada um de nós cabe a difícil tarefa de mudar também e de nos adaptarmos às novas condições impostas. Aqui surge a necessidade de colocar a gestão de TI em outsourcing, de forma a ter uma adpatação rápida a nível emrpesarial.
Na realidade, as grandes e pequenas organizações enfrentam atualmente cenários constantes de mudança; a adaptação é mandatória e quanto mais rápida melhor sob pena de se perder, irremediavelmente, o comboio concorrencial.
Nesse sentido, o departamento de TI e as ferramentas e plataformas digitais são uma das áreas empresariais que maior atenção exige, pelo ritmo constante de novidades que vão surgindo. Os softwares rapidamente perdem capacidade, o hardware rapidamente se torna obsoleto e, de um momento para o outro surgem no mercado novas buzzwords que representam outras tantas funcionalidades.
O outsourcing de TI surge aqui, inevitavelmente, como uma forte opção a ter em conta e um caminho cada vez mais seguido pela larga maioria das organizações.
O que é o outsourcing de TI?
Mas, afinal de contas, de que falamos nós quando falamos da contratação de outsourcing de TI?
A palavra outsourcing significa, em tradução livre, “fonte externa” e diz respeito à possibilidade de recorrer a serviços e/ou profissionais de empresas externas para desenvolver determinados trabalhos anteriormente realizados “in-house”. Na sequência deste modelo, o gestor contrata os serviços a uma outra entidade que fica assim responsável por cuidar das suas atividades — preferencialmente aquelas que não estão relacionadas diretamente com o seu core business. Contas feitas, a organização tem mais recursos e maior tempo disponível para se concentrar no seu negócio propriamente dito.
Sendo outsourcing uma fonte externa, outsourcing de técnicos de informática significa a contratação de técnicos de informática para a prestação de serviços inhouse. Este ou estes técnicos informáticos ficam assim responsáveis por cuidar de algumas atividades ou áreas da sua especialidade. Desta forma libertam a organização de contratar recursos internos, reduzindo os seus custos e aumentando a operacionalidade das tecnologias.
O departamento de informática de uma empresa, implica a gestão completa de todas as tecnologias de que essa empresa necessita. A contratação de um departamento de informática em outsourcing significa assim, a contratação de uma empresa externa para fazer a gestão de TI em outsourcing. Ou seja, de forma externa. A empresa terceira fica responsável pela gestão de todas as redes, servidores, endpoints e postos de trabalho digitais dos colaboradores, sem necessidade de ter alguém internamente para o fazer.
Já se olharmos especificamente para o outsourcing de TI, a ideia passará por colocar nas mãos de terceiros toda ou parte da infraestrutura tecnológica da organização. Aqui inclui-se, por exemplo, a gestão, o controle e a manutenção dos sistemas de informação, ou o fornecimento de profissionais especializados.
E aos CEOs que se questionam, sobre a pertinência, ou não, de colocar a gestão das suas TI em regime de outsourcing, a resposta não poderia ser mais afirmativa. A verdade é que, só pela possibilidade de centrarem esforços no seu negócio e daí retirarem mais-valias financeiras, já acaba por ser uma mais-valia forte a considerar. Mas está longe de ser a única.
Gestão de TI em outsourcing para grandes ou pequenas empresas
A que tipos de empresas interessa esta escolha?
Uma opção quer para grandes, médias ou pequenas empresas, colocar as TI em outsourcing representa um pequeno investimento que traz um enorme retorno.
Naturalmente, que as vantagens são mais evidentes se pensarmos numa empresa média a grande já que lidam com um maior volume de informações e, por isso, precisam ainda mais de ter os seus sistemas sempre disponíveis.
Mas a verdade é que as vantagens da gestão de TI em outsourcing estão também visíveis nas pequenas empresas que, por exemplo, contam com poucos (ou nenhuns) profissionais especializados em TI no seu quadro de colaboradores, o que torna esse suporte externo um recurso muito valioso.
Outsourcing TI em pequenas empresas
São vários os especialistas que defendem o facto de o outsourcing de TI poder ser encarado como uma excelente opção para empresas mais pequenas, com necessidades pontuais de TI e que, assim sendo, não justificam a criação de uma equipa a tempo inteiro. Ao mesmo tempo, as organizações estão igualmente a assegurar a contratação de recursos competentes e capazes de cumprirem com os níveis de serviço adequados tendo em conta uma perspetiva holística (que engloba tecnologia e negócio).
Independentemente do tamanho da organização, colocar as TI em regime de outsourcing traz vantagens evidentes; desde logo assegura um maior conhecimento multidisciplinar, o reforço de equipas para projetos pontuais, permite libertar a equipa interna para projetos mais estratégicos ou críticos para o negócio ou simplesmente delegar esta função e não ceder a preocupações.
Mas seja qual for o motivo pelo qual se opta pelo outsourcing de TI, a empresa externa que for escolhida deverá ser encarada como um parceiro de negócio, como uma entidade que está ali para ajudar a melhorar e nunca como algo negativo que chegou para “roubar” trabalho ou com intenções menos positivas. Na verdade, os fornecedores de serviços em outsourcing trabalham com o intuito de contribuir para o sucesso dos clientes e de levar a bom porto as tarefas que lhes foram confiadas.
Proteger o que é seu
Independentemente dos prós (e, até mesmo, de alguns contras) que a opção pelo outsourcing de TI possa apresentar, uma coisa é certa: a definição de um bom contrato é passo fundamental para que tudo corra sem problemas (ou, pelo menos, para os minimizar fortemente).
Neste campo, importa desde logo perceber que, em todo e qualquer caso, independentemente daquilo que se está a colocar em regime de outsourcing, em momento algum a informação confidencial da organização corre o risco de ficar exposta, em conformidade com a nova regulamentação geral de proteção de dados – RGPD.
É aqui que entram pontos fundamentais como a procura apurada de boas referências do parceiro a escolher. A opção por um serviço de outsourcing é um momento que obriga a cuidados redobrados por parte da empresa. O processo deverá sempre envolver pesquisa de mercado para garantir que o fornecedor escolhido é, efetivamente, capaz de corresponder aos objetivos do trabalho.
Por outro lado, importa igualmente ter em linha de conta uma efetiva definição de níveis de serviços (SLAs, na sigla em inglês); em todos os contratos estabelecidos, estes devem ser percetíveis e dirigidos às necessidades específicas da organização em causa.
Os SLA ajudam a direcionar toda a relação entre as empresas envolvidas no serviço de outsourcing e os seus clientes e permite ainda traçar metas, definir multas e assegurar procedimentos legais (se, eventualmente, isso chegar a ser necessário).
Criar SLA obriga a delimitar as rotinas a atribuir ao serviço de outsourcing de TI e a definir métricas de desempenho; uma outra situação que poderá ser aqui abrangida diz respeito às normas de segurança e de controle.
Quando optar por um serviço de outsourcing?
A escolha de um serviço de outsourcing em TI deve ser vista como um investimento estratégico totalmente alinhado com os objetivos do negócio e com capacidade para criar potencial para a empresa enfrentar mais facilmente as mudanças do mercado e os desafios concorrenciais. Nesse contexto, são vários os fatores que podem impulsionar a companhia a seguir este caminho.
Desde logo, é a solução ideal para quem procura experiência e know-how já que passa a contar com profissionais integrados numa equipa com conhecimentos multidisciplinares e know-how sempre atualizado. Só desta forma se torna possível garantir que a assistência informática prestada à empresa e o apoio ao negócio são completos e a 360º.
O outsourcing poderá ser ainda a resposta para garantir que o negócio não vai parar por questões técnicas. Uma empresa que possui equipamentos de TI antigos e um sistema desatualizado poderá ter a produtividade, a segurança e a qualidade do atendimento aos clientes comprometidas de forma negativa. A opção pelo outsourcing de TI evita este tipo de situações.
Mas apesar dos cenários acima traçados e antes de qualquer avanço no sentido da terceirização há um primeiro e importante passo a dar em qualquer organização: estudar as efetivas e reais necessidades da empresa e o que pode/deve ser colocado em regime de outsourcing. Uma vez ultrapassado este obstáculo, está dado o tiro de partida para toda uma nova realidade.
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